Tugas Manajemen Proses Bisnis Apply Improvement Technique

-

Kelas: TI-45-GABQSE
Kelompok:
  1. Hana Eriza (120121
  2. Tasya Arista (1201210413)
  3. Rafi Denia (120121)


Tugas Manajemen Proses Bisnis

Apply Improvement Technique


Business Process Improvement (BPI) adalah metodologi sistematis untuk menyederhanakan (streamlining) proses bisnis dengan memberikan jaminan kepada pelanggan internal dan eksternal organisasi bahwa mereka akan memperoleh output yang lebih baik dibandingkan sebelumnya (Harrington, 1991).


Terdapat lima fase dalam implementasi Business Process Improvement (BPI), yaitu:

  1. Organizing for Improvement

  2. Understanding the Process

  3. Streamlining

  4. Measurements and Controls

  5. Continuous Improvement


Improvement Technique

Terdapat enam teknik utama yang digunakan untuk memperbaiki proses bisnis. Teknik-teknik ini merupakan pendekatan yang bisa diterapkan secara terpisah atau bersamaan untuk mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas proses. Teknik-teknik tersebut adalah:

  1. Bureaucracy: Mengurangi kerumitan birokrasi untuk mempercepat pengambilan keputusan.

  2. Value Added: Memastikan setiap langkah memberikan nilai tambah bagi pelanggan.

  3. Duplication: Mengeliminasi aktivitas yang berulang atau redundan.

  4. Simplification: Menyederhanakan alur kerja agar lebih efisien.

  5. Automation: Mengotomasi tugas-tugas rutin dengan teknologi.

  6. Cycle Time: Memperpendek waktu siklus penyelesaian proses.


Studi Kasus dan Implementasi Improvement Technique


1. Studi kasus: https://j-ptiik.ub.ac.id/index.php/j-ptiik/article/view/5928


Judul: Analisis dan Perbaikan Proses Bisnis dengan Menggunakan Metode Business Process Improvement (BPI) pada PT. Andynni Chitta Sejahtera


Permasalahan:

PT. Andynni Chitta Sejahtera merupakan perusahaan yang bergerak di bidang maintenance kapal laut, khususnya pada kegiatan sandblasting dan pengecatan. Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. Andynni Chitta Sejahtera masih menghadapi kendala dan permasalahan pada beberapa aktivitas yang masih banyak dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan aktivitas yang dikerjakan menjadi lebih lama, meningkatkan risiko terjadinya human error yang sangat tinggi, serta tidak adanya backup data yang memadai, sehingga berisiko kehilangan data.


Penyelesaian Masalah:

  1. Proses bisnis utama yang diidentifikasi adalah Penerimaan Order Jasa, Pengadaan Alat & Material, Proses Produksi, dan Penyelesaian Order Jasa

  2. Analisis dan Evaluasi

  • Pada analisis akar masalah (Root Cause Analysis): Menggunakan fishbone diagram, ditemukan masalah pada kategori manusia (SDM terbatas), metode (tidak ada SOP), dan teknologi (penggunaan teknologi terbatas seperti WA dan email).

  • Evaluasi Aktivitas (Value Added Assessment - VAA): Mengklasifikasikan aktivitas menjadi Real Value Added (RVA) sebanyak 2 aktivitas, Business Value Added (BVA) sebanyak 9 aktivitas, Non Value Added (NVA) sebanyak 2 aktivitas.

  1. Perbaikan Proses Bisnis

Menggunakan metode Business Process Improvement (BPI) dengan tools streamlining:


Aktivitas

Jenis Streamlining

Mencatat informasi dan mengirimkannya

- Upgrading

- Standardization

Mengelola informasi penerimaan order

Bureaucracy Elimination

Membuat Penawaran Harga Awal

Automation

Mengetahui dan menyetujui penawaran harga

Bureaucracy Elimination

Membuat catatan estimasi volume dan repair list

Upgrading

Menerima dan memahami catatan estimasi volume & repair list

Bureaucracy Elimination


Simulasi dan Hasil:

Dilakukan simulasi time analysis untuk membandingkan proses bisnis sebelum (as-is) dan sesudah perbaikan (to-be):

  • Average time proses bisnis sebelum perbaikan: 3444 menit

  • Average time proses bisnis setelah perbaikan: 2902,4 menit

  • Efisiensi waktu meningkat sebesar 15,72% (penurunan waktu 541,6 menit)


2. Studi Kasus: https://j-ptiik.ub.ac.id/index.php/j-ptiik/article/view/7414/3536


Judul: Evaluasi dan Perbaikan Proses Bisnis menggunakan Business Process Improvement(BPI) (Studi Kasus: PT Cita Intrans Selaras (CITILA)


Permasalahan:

PT Cita Intrans Selaras (CITILA) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri jasa penerbitan. Dalam menjalankan proses bisnisnya, perusahaan ini mengalami permasalahan mengenai tidak tercapainya target penerbitan buku pertahun yang terjadi dikarenakan kemoloran waktu penyuntingan naskah hingga mendesain sampul dan terjadi kekeliruan pengetikan  pada  judul naskah  yang  telah  masuk  percetakan  sehingga menyebabkan terjadinya pencetakan ulang.


Penyelesaian Masalah:

  1. Proses bisnis utama yang diidentifikasi adalah peninjauan naskah, penyuntingan naskah, mendesain tata letak buku, dan mendesain sampul buku.

  2. Analisis dan Evaluasi

  • Pada analisis permasalahan menggunakan metode Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) terdapat permasalahan dengan nilai Risk Priority Number (RPN) tertinggi antara lain: salah mengklasifikasikan tulisan, kesulitan memprioritaskan kebutuhan penulis atau penerbit, dan merombak naskah menjadi lebih kacau. 

  1. Perbaikan Proses Bisnis

Menggunakan metode Business Process Improvement (BPI) dengan tools streamlining:


Proses Bisnis

Metode yang Diterapkan

Tindakan

Peninjauan Naskah

Upgrading, error proofing, dan process cycle-time reduction

Memanfaatkan Gform dan email, menerapkan SOP

Penyuntingan Naskah

Standardization dan Simple Language

Menetapkan SOP, menambahkan diskusi tatap muka dengan penulis

Mendesain Tata Letak Buku

Upgrading, standardization, dan error proofing

Memanfaatkan email, menetapkan SOP, menambahkan aktivitas baru untuk pemeriksaan hasil akhir

Mendesain Sampul Buku

Simplification, upgrading, standardization

Menghilangkan aktivitas yang tidak perlu, memanfaatkan email, menetapkan SOP



Simulasi dan Hasil:

Dilakukan simulasi analisis waktu untuk mengidentifikasi gap waktu antara proses bisnis awal dan proses bisnis yang telah dirancang. 


Proses Bisnis

Awal

Rancangan

Selisih

Peningkatan/’

Efisiensi

Peninjauan naskah

19hr 23jm 10mnt 10dtk

8hr 19jm 9mnt 30dtk

11hr 4jm 40dtk

55,93%

Penyuntingan Naskah

15hr 16jm 14mnt 57dtk

10hr 23jm 18mnt 7dtk

4hr 16jm 56mnt 50dtk

30,02%

Mendesain Tatat Letak Buku

6hr 13jm 34mnt 8dtk

4hr 12jm 51mnt 24dtk

2hr 42mnt 44dtk

30,91%

Mendesain Sampul Buku

4hr 20jm 9mnt19dtk

4hr 13jm 32mnt 14dtk

6jm 37mnt 5dtk

5,70%

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Benchmarking dalam Manajemen Proses Bisnis

-
Pengertian Benchmarking Benchmarking merupakan suatu teknik untuk melakukan improvement dengan melakukan perbandingan produk ataupun proses bisnis tertentu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Berikut ini merupakan beberapa referensi awal benchmarking menurut para ahli: Robert C. Camp (1989) – Benchmarking: The Search for Industry Best Practices that Lead to Superior Performance . Buku ini dianggap sebagai salah satu karya klasik yang secara sistematis memperkenalkan proses benchmarking. Camp, yang saat itu bekerja di Xerox, menjelaskan bagaimana benchmarking dapat digunakan sebagai alat untuk meningkatkan kinerja bisnis dengan mengadopsi praktik terbaik dari industri. David Kearns (1984) – Xerox and the Benchmarking Concept. Sebagai CEO Xerox saat itu, Kearns mulai memperkenalkan konsep benchmarking sebagai strategi utama perusahaan dalam meningkatkan daya saing. Konsep ini kemudian diadopsi secara luas dalam berbagai laporan internal dan publikasi industri. M. J. Spendolini (1992) ...
Baca selengkapnya

Rekomendasi Kuliner Enak di Dekat Telkom University Bandung

-
Gambar
Introduction Hai Readers! Kenalin Aku Tasya, mahasiswa semester akhir Telkom University Bandung yang lagi skripsian. Kali ini aku mau ngajak para readers buat baca rekomendasi aku tentang rekomendasi kuliner yang ada di Bandung khususnya di dekat Telkom University biar kalian gak bosen makan yang itu-itu aja. Semoga dengan tulisan ini bisa membantu kalian khususnya mahasiswa Telkom dan warga di sekitarnya buat cobain tempat-tempat makan rekomendasi di bawah ini, yuk langsung kita lihat aja rekomendasinya! 1. WS Hotplate Urutan pertama aku punya rekomendasi WS Hotplate yang berada di Jalan Sukapura (di depan Wisma Sukapura). WS Hotplate menyediakan berbagai macam makanan mulai dari steak hotplate, nasi dengan berbagai macam lauk, minuman, hingga berbagai macam mi. WS Hotplate ini jadi tempat favorite aku buat makan dan kumpul bareng temen-temen karena makanannya yang enak dan tempatnya yang cukup nyaman. Makanan yang sering aku pesen dan akan aku rekomendasikan adalah Crispy Chicken wit...
Baca selengkapnya

Pengenalan Pemodelan Proses Bisnis : Apasih Pemodelan Proses Bisnis Itu?

-
Gambar
Definisi Model Model à hasil pemikiran atau pemahaman, sekedar presentasi tertentu Fungsi : Sebuah model biasanya dibuat untuk menggambarkan atau mempresentasikan sesuatu dalam bentuk yang lebih sederhana, meskipun tidak selalu menyeluruh. Model ini bisa berbentuk diagram, gambar, atau representasi lain yang membantu menjelaskan elemen-elemen atau hubungan dalam suatu sistem atau fenomena tertentu. Contoh : Misalnya, dalam ilmu ekonomi, model ekonomi bisa digunakan untuk menggambarkan hubungan antara permintaan dan penawaran. Dalam rekayasa proses, model alur kerja (workflow model) dapat menggambarkan langkah-langkah dalam suatu proses bisnis. Sistem model à Representasi dan abstraksi sebuah sistem, spesifik (waktu, ruang, keadaan), pada sudut pandang dan aspek tertenu Secara keseluruhan, model digunakan untuk menggambarkan dan memahami sesuatu dengan cara yang lebih sederhana, sementara sistem model menyediakan representasi yang lebih mendalam dan terfokus pada elemen-elemen ter...
Baca selengkapnya